ExcelとAccessってどう違うの？

「Excelは結構使っているけどAccessって何ができるの？」
とか「Excelは表計算でしょ。Accessはデータベース。それはわかるけど
どこが違うの？」
という疑問をお持ちの方がいらっしゃるのでは。
確かに、Excelだってデータを大量に保管できるし、Accessだって
リレーショナルデータベースだから表のように管理するはず。
ますますわからないという状況なのでは。

よく聞く回答としては、「データの量がそんなに多くないときはExcel
でいいけど、ある量を超えたらAccessを使わないといけない。」あるいは、
「計算をするときはExcelを使って、データを効率よく保管したければ
Accessを使う。」なんてものがあります。
どちらもわかるようでやっぱりよくわからない答えでしょうか。

技術的にはいろいろな説明があるでしょうが、簡単に考えると
次のような使い分けが考えられるのではないでしょうか。

同じ形式のデータをたくさん扱いたい時、さらに表も一つではなく
複数でその表が関連している。また、保管しているデータを
いろいろな形で表示したり印刷したりしたい。こんなときは
Accessが適しているかもしれません。
具体的には、Excelで行数が多いときはもちろんですが、
VLOOKUP関数を多用しているときは複数の表が関連していると
考えられますからデータベース化の可能性が考えられます。

ただ、文書を作るときに、WordではなくExcelの方が楽な場合があったり
PowerPointの方が適している場合もあります。従って、この４種類の
ソフトを使いこなす力をつけて、その時々で適切なものを自由に
選択できると仕事をする上では非常に便利なものとなるでしょう。

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商品開発部Aでした。